¿ QUÉ ES GESTIÓN DOCUMENTAL?

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Un sistema de gestión de documentos electrónicos es, pues, un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema de administración de contenido corporativo y relacionado con el término Digital Asset Management

ELEMENTOS

Bases de Datos

La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los documentos como soporte de información valiosa para la organización. Esta tendencia se agudiza todavía más en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se realizan a través de Internet.

Hardware

Escáneres y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una vez preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados.

Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha información, para su modificación o revisión.

Software

Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación que se maneja en la empresa.

Redes

Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra en los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la información por Internet.

Usuarios

A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados dentro del Sistema de Gestión Documental permitiendo así, realizar la consulta electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.

Oportunidades

Las oportunidades de la gestión documental para las empresas son múltiples, la principal sin duda es la oportunidad de mejorar su productividad en el ejercicio de sus actividades y servicios hacia sus clientes. La optimización y organización de los documentos son una oportunidad de aligerar la estructura de costes, permitiendo una mayor agilidad y control sobre los gastos de la empresa, permitiendo así una mejoría del alojamiento de sus recursos y de los servicios ofrecidos.

Ventajas

Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos...

Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.

Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.
http://www.adoc.com.co/

"TODOS LOS LIBROS A UN CLIC" Los grandes buscadores ponen los libros en Internet.

Google y otros buscadores quieren digitalizar millones de libros. Los que son de dominio público no tienen ningún inconveniente legal. Pero hay también otros con los derechos de propiedad intelectual vigentes, de ahí que los autores y editores hayan iniciado procesos legales en Estados Unidos. Todo depende del rigor con que se interpreten las leyes, y ni siquiera a las editoriales les interesa que sea excesivo. Junto con esto, nuevas formas de acceder y comprar libros beneficiarán muy pronto al público internauta.

El proceso de digitalización de libros lleva años en marcha a través de cientos de iniciativas en todo el mundo. Las más conocidas son Project Gutenberg, que ya tiene más de 17.000 libros "on line", la mayoría en inglés; la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes, con 8.000 títulos en español; y Gallica, con 1.250 en francés. En casi todos los casos, estos proyectos persiguen la difusión de la cultura; se sostienen con fondos privados o con el trabajo de voluntarios (como el Project Gutenberg); y se limitan a libros de dominio público o con permiso de distribución del titular del "copyright".

 

Acuerdos con bibliotecas

Estas iniciativas han ido creciendo pacíficamente y con gran aceptación por parte de los usuarios. Por ejemplo, en Project Gutenberg se realizan casi dos millones de descargas de libros cada mes. Sin embargo, la digitalización de libros está en la picota desde que los grandes buscadores han entrado en escena. Google ha pujado fuerte –quiere digitalizar casi todos los libros de cinco grandes bibliotecas– y está soportando en solitario las demandas de autores y editores. Estos consideran que el programa viola los derechos de propiedad intelectual porque digitalizar un libro sin permiso es una reproducción ilegal. Google dice que respeta la ley. Mientras tanto, "Búsqueda de libros" de Google (books.google.com) ya está en marcha

EMPRESAS SIN PAPEL CONSERVANDO EL MEDIO AMBIENTAL

El medio ambiente condiciona las circunstancias de vida de las personas y de la sociedad en su conjunto. Contribuir al equilibrio de nuestro ecosistema es una actitud responsable.

ALGUNOS TIPS PREOCUPANTES:

• El planeta pierde anualmente más de 14 millones de hectáreas de bosques.
• Una tonelada de pasta de papel implica talar 17 árboles.
• En la actualidad, cada 25 segundos desaparece en la tierra una extensión forestal del tamaño de un campo de futbol.
• Cada año desaparecen nueve millones de hectáreas de árboles. Bosques donde ejemplares milenarios han sido talados para convertirse en papel de usar y tirar.
• La deforestación sigue siendo uno de los grandes problemas ambientales, junto con el cambio climático y la pérdida de biodiversidad.
• Más de 300 millones de toneladas de papel y cartón se consumen cada año. Una media anual de 50 kilogramos por habitante y año.

Con estos datos queda claro que resulta urgente adoptar cambios serios si queremos crear un ambiente viable y sostenible para las generaciones futuras.

¡¡La digitalización de documentos: una solución!!

En ADOC LTDA estamos convencidos de que es necesario contribuir a la conservación de las zonas verdes participando de forma activa, adoptando prácticas responsables y mostrando actitudes de respeto hacia el medio ambiente. En este sentido creemos que la transición del papel a los medios digitales es un paso simple pero a la vez, importante.

La digitalización de documentos hace posible la eliminación del papel en su oficina y por lo tanto promueve el cuidado, preservación y mejora del medio ambiente.

Con la solución que le proponemos en ADOC LTDA no sólo mejorará su gestión documental sino que tendrá la seguridad de estar contribuyendo a evitar talas de árboles y emisiones de CO2 a la atmósfera.

NUEVA LÍNEA DE SCANNERS KODAK i4000 PARA LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Kodak acaba de lanzar para Colombia de la nueva serie de Scanners KODAK i4000, diseñados para ayudar a los usuarios finales, especialmente a aquellos en la pequeña y mediana industria, en el manejo y digitalización de documentos de manera automática y accesible. La nueva plataforma de los Scanners de la Serie i4000 combinan su facilidad de uso, escaneo con un solo toque, capacidades intuitivas del software e integración simplificada dentro del proceso de manejo de documentos nuevo o ya existente, para convertirse en una solución de manejo de información completa.

Los Scanners de la Serie i4000 son compactos y de diseño ergonómico. La función de Toque Inteligente de Kodak permite al usuario final enviar documentos digitales a destinos comunes que incluyen e-mail, aplicaciones en el escritorio (desktop) de la computadora, ubicaciones/discos de archivos compartidos así como en el Servidor MICROSOFT SHAREPOINT. Los Scanners de la Serie i4000 también brindan soporte dual y flexibilidad para la Tecnología de Imagen Perfect Page de Kodak o el Software Kofax VRS.

Con tantos negocios pequeños y medianos que todavía dependen de documentos en papel, la facilidad de uso en la arquitectura de los Scanners de la Serie i4000 representa un primer paso estratégico para cualquier negocio trabajando para mantenerse competitivo en los procesos de administración de la información de su negocio.

El Scanner i4200 y el Scanner i4600 funcionan como puntos de entrada con alto nivel de producción, capaces de procesar imágenes con calidad de escaneo bitonal de 200 dpi y en velocidades de prueba de 100 ppm (páginas por minuto) y 120 ppm respectivamente. La Serie i4000 es la única serie de scanners en su tipo en ofrecer un sistema de transporte en forma de “c” con una salida adicional de papel recta, alimentador de 500 hojas, y que permite velocidad de campo y actualizaciones de funciones para ajustar los crecientes volúmenes de documentos y continuas mejoras de la solución.

ADOC LTDA. Distribuidor de escáners KODAK

PAGINA DEL ARCHIVO GENERAL NACION

A todos quienes están relacionados de alguna manera con actividades o intereses archivísticos les recomendamos visitar la página del Archivo General de la Nación de Colombia. Allí encontrarán información, no solamente sobre la razón de ser de esta importante institución y sus servicios a la comunidad, sino sobre aspectos normativos y técnicos a tener en cuenta en la administración de los archivos.

El AGN, establecimiento público del orden nacional, tiene como misión:

 •Formular, orientar y controlar la política archivística.

 •Coordinar el Sistema Nacional de Archivos.

 •Recuperar, conservar y difundir el acervo documental del país y el que custodia.

¿POR QUÉ DIGITALIZAR DOCUMENTOS?

La administración eficiente de los documentos impresos en papel ha sido por años un problema difícil de afrontar en las empresas. Mientras más grande es una compañía, mayor es la cantidad de documentos que se deben clasificar, almacenar, fotocopiar, reimprimir, y... BUSCAR. En estos procesos existen una serie de costos conocidos, pero también una gran cantidad de costos ocultos, ineficiencias y riesgos estratégicos asociados a la pérdida de documentos físicos relevantes y a la confidencialidad de su contenido. Además, muchas veces la persona requiere la documentación en forma urgente, pero debe esperar varios días para recibir el documento físico y poder finalmente tomar su decisión de negocio. Este es un importante costo de oportunidad.

Afortunadamente, estos problemas ya tienen solución, gracias a la tecnología de digitalización de documentos. Los documentos relevantes son escaneados mediante equipos especializados de alta velocidad lográndose así imágenes de alta calidad y de bajo peso (tamaño). A estas imágenes se les asignan índices (proceso conocido como indexación), de acuerdo al tipo de clasificación requerida para cada documento específico. Gracias a estos índices, los usuarios podrán realizar posteriormente la búsqueda de los documentos.

Posteriormente, las imágenes son almacenadas en plataformas especializadas de gestión documental, quedando así disponibles para ser consultadas por los usuarios autorizados. En otras palabras, esta tecnología permite a los usuarios del sistema, en forma simple, rápida y segura generar una base de datos documental donde podrán almacenar, consultar y editar todo tipo de documentos impresos tales como: facturas, contratos de clientes, documentos legales, especificaciones técnicas de productos, documentos de marketing, planos, etc.

De esta manera, hoy es posible para las empresas gestionar su información no estructurada, obteniendo así un significativo ahorro de costos e incremento de productividad y permitiendo a los usuarios obtener la información requerida en el momento preciso, directamente desde su computador.

Beneficios directos de la digitalización de documentos:

• Disminución de costos de búsqueda, almacenamiento y reimpresión de documentos.
• Instantáneo acceso a la información relevante.
• Disminución del riesgo de extravío de documentos originales
• Disponibilidad de los documentos 7 días X 24 hrs.
• Aumento de la seguridad y confidencialidad en el tratamiento de documentos importantes.
• Acceso remoto a la información (vía Internet).
• Preservación