La administración eficiente de los documentos impresos en papel ha sido por años un problema difícil de afrontar en las empresas. Mientras más grande es una compañía, mayor es la cantidad de documentos que se deben clasificar, almacenar, fotocopiar, reimprimir, y... BUSCAR. En estos procesos existen una serie de costos conocidos, pero también una gran cantidad de costos ocultos, ineficiencias y riesgos estratégicos asociados a la pérdida de documentos físicos relevantes y a la confidencialidad de su contenido. Además, muchas veces la persona requiere la documentación en forma urgente, pero debe esperar varios días para recibir el documento físico y poder finalmente tomar su decisión de negocio. Este es un importante costo de oportunidad.
Afortunadamente, estos problemas ya tienen solución, gracias a la tecnología de digitalización de documentos. Los documentos relevantes son escaneados mediante equipos especializados de alta velocidad lográndose así imágenes de alta calidad y de bajo peso (tamaño). A estas imágenes se les asignan índices (proceso conocido como indexación), de acuerdo al tipo de clasificación requerida para cada documento específico. Gracias a estos índices, los usuarios podrán realizar posteriormente la búsqueda de los documentos.
Posteriormente, las imágenes son almacenadas en plataformas especializadas de gestión documental, quedando así disponibles para ser consultadas por los usuarios autorizados. En otras palabras, esta tecnología permite a los usuarios del sistema, en forma simple, rápida y segura generar una base de datos documental donde podrán almacenar, consultar y editar todo tipo de documentos impresos tales como: facturas, contratos de clientes, documentos legales, especificaciones técnicas de productos, documentos de marketing, planos, etc.
De esta manera, hoy es posible para las empresas gestionar su información no estructurada, obteniendo así un significativo ahorro de costos e incremento de productividad y permitiendo a los usuarios obtener la información requerida en el momento preciso, directamente desde su computador.
Beneficios directos de la digitalización de documentos:
- Disminución de costos de búsqueda, almacenamiento y reimpresión de documentos.
- Instantáneo acceso a la información relevante.
- Disminución del riesgo de extravío de documentos originales
- Disponibilidad de los documentos 7 días X 24 hrs.
- Aumento de la seguridad y confidencialidad en el tratamiento de documentos importantes.
- Acceso remoto a la información (vía Internet).
- Preservación
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